Task Management
「タスクやToDoが溜まってしまう・・・」「タスク管理が上手くいかない・・・」と悩んでいませんか？
個人でのタスクはもちろん、部署やチームでもタスクが溜まってしまうことがありますよね。
本記事では、部署やチームでのタスク管理が上手になるためのポイントを5つお伝えします。
もちろん、個人でのタスク管理に活かせるポイントでもありますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
部署・チームでのタスク管理の重要性
なぜ個人でのタスク管理だけでなく、部署やチームごとにもタスク管理が重要なのでしょうか。
部署・チームごとに行うタスクは膨大で、メンバーそれぞれのタスクが複雑に絡み合っている状態です。
このままでは優先順位が見えづらく、工程の遅延や見落としなどが発生する可能性が非常に高まります。
気付かないうちに一部メンバーに業務が集中してしまうことも、遅延の要因の一つです。
部署・チームごとでタスク管理を行うと、複雑に絡み合ったタスクが細分化され、業務全体の進捗を見通すことができます。工程の遅延や抜け漏れにいち早く気付けるようになるでしょう。
所属するメンバーは、自分の担当タスクの順序が見えやすくなり、各タスクに集中して取り組めるため、業務を効率化させることにつながります。
このように、部署やチームでのタスク管理は業務効率化を行うにあたって非常に重要なのです。
タスク管理が上手くなるポイント5選
ここからは、タスク管理が上手くなるために行うべきポイントを5つ紹介します。
１．タスクを全て洗い出す
まずは、現在あるタスクを全て洗い出します。この時「タスクの粒度をそろえる」ことを意識しましょう。
タスクの粒度とは、「１つのタスクが構成している要素の大きさ」のことです。
粒度が大きすぎたり、バラバラになってしまったりすると、
- 作業の進捗管理が煩雑になる
- タスクの抜け、漏れが起こりやすくなる
- 振り分けた時に、メンバーごとの負担が分かりにくくなる
など、タスク管理が上手くいかない要因になります。
まずはタスクを細分化しながら、全てのタスクを洗い出していきましょう。
２．タスクは具体的に
洗い出したタスクは、できるだけ具体的にしていくことが重要です。
期日や担当者を明確にするのはもちろん、「何をやるのか」がひと目で分かるようにすることが大切です。
例えば、「見積書の作成」というタスクがあったとします。
これだけでは、タスクを完了するために何をやればよいのか、不透明で分かりません。
タスクを完了するためには「依頼内容の確認をする」「商品の納期を確認する」「見積書を作成する」など、具体的に書き出して誰でも内容を把握できる状態にしましょう。
また、必要な情報を紐づけておくこともおすすめです。作業に必要な資料やデータを一緒に管理しておくと、すぐに作業に取りかかることができます。
３．タスクの優先順位を決める
タスクを洗い出したら、必ず優先順位を決めましょう。タスクの優先順位は「緊急度」と「重要度」によって決まります。
こちらの図は、「時間管理のマトリックス」と呼ばれるものです。
- A：緊急かつ重要なタスク
- B：緊急ではないが、重要なタスク
- C：緊急だが、あまり重要ではないタスク
- D：緊急でも重要でもないタスク
洗い出したすべてのタスクを、以上の４つに分類しましょう。
例えば、「提出期限が迫っている書類の作成」はA、「3か月後の展示会に必要な物のリストアップ」はB、というように分けていきます。これによって優先順位が明確になり、どのタスクを先に行うべきかを見極めることができます。
４．タスクに必要な時間を見積もり、予定を組む
先ほど緊急度と重要度によって分けたタスクを、スケジュールに組み込んでいきます。
まずは、「時間管理のマトリックス」で優先順位が高いAに分類されるタスクから必要な時間を見積もりましょう。CやDに分類されるタスクよりも、AやBに分類される重要度の高いタスクに多くの時間をかけられるように調整します。
必要な時間を見積もることができたら、タスクをスケジュールに組み込みます。業務時間いっぱいにタスクを詰め込むのではなく、少し余裕をもって組むと、緊急度の高いタスクが新しく発生した時にも対応できるでしょう。
５．タスク管理ツールを活用する
タスク管理が上手くなるためには、タスク管理ツールを活用することも必要です。
ホワイトボードや付箋、メールなど、タスクを管理する方法は様々ありますが、専用の「タスク管理ツール」を使うことで、より業務の効率を上げることができます。
タスク管理ツールを導入するメリット
なぜタスク管理ツールを導入すると、業務の効率がさらに上がるのでしょうか。
以下では、タスク管理ツールを導入するメリットを3つお伝えします。
１．業務全体の進捗が見える化
タスク管理ツールには、ホワイトボードのように一覧で確認できる「かんばん・ボード機能」を備えているものが数多くあります。ひと目でタスクを確認できるので、業務全体の進捗が一目瞭然です。
また、「ガントチャート機能」を備えるツールもあります。「ガントチャート」とは、プロジェクト管理や生産管理で用いる工程管理表のことです。ガントチャート機能を備えたタスク管理ツールに、期日や担当者などの必要事項を入力すると、自動で工程管理表が作成されます。わざわざ表計算ソフトで作成する必要はなく、効率アップにもつながります。
部署・チームでの使い方に応じて、使いやすい機能が搭載されているツールを選びましょう。
２．必要な情報が１つにまとまる
作業に取りかかる時、いくつもの資料やデータを見なければならず、大変なことはありませんか？
タスク管理ツールを使うと、必要な情報を1つにまとめることができます。タスクにファイルを添付できる機能や、タスクに関わるスケジュールを入力できる機能によって、タスクをより効率的に行えるようになります。
タスク管理ツールには、スケジュール機能が含まれているものや、スケジュールアプリを連携するものもあります。
「複数のツールを使うと、管理が複雑になってしまって分かりにくい・・・」という場合は、スケジュール機能が含まれているツールを選ぶと良いでしょう。
３．外出先でも管理できる
タスク管理ツールは近年、PCでもスマートフォンでも使えるものが増えています。外出先でも気軽に管理・編集が可能なタスク管理ツールだと、空き時間や移動時もタスク管理に使うことができるので、より効率を上げられますね。
但し、ツールによってはスマートフォンで扱える機能が制限されている場合もあります。「せっかく導入したのに、外出先で管理ができない！」とならないように、スマートフォンでどこまで機能が使えるのかをよく確認しましょう。
おすすめのタスク管理ツール
DX化が叫ばれる今、世の中には数多くのタスク管理ツールがあります。「タスク管理ツールを導入したいけど、こんなにたくさんのタスク管理ツールからどれを選べば良いか分からない・・・。」と悩んでしまいますよね。そこで、今回は初心者におすすめのタスク管理ツール「SaqQutto（さくっと）」をご紹介します。
誰でも簡単に管理できる！タスク・プロジェクト管理ツール「SaqQutto」
SaqQutto（さくっと）は、ドラッグ＆ドロップで誰でも簡単に操作できるタスク・プロジェクト管理ツールです。
初心者にも分かりやすいシンプルな画面デザインで、タスク管理を楽に行うことができます。
SaqQuttoは、以下のようにタスク管理に重要な機能が全て含まれています。
- ボード、かんばん機能（自由に項目分けできるカスタムボード機能もあり）
- ガントチャート機能
- スケジュール機能
- ファイル添付機能
- コメント機能、タグ付け 等
3人までなら、無料で全機能使用可能。お試しで使い心地を確かめてから導入することもできます。
メールアドレスでアカウントを登録すれば、PCでもアプリでも使用可能。アプリ版でもすべての機能が利用できるので、外出先でも楽にタスク管理を行えます。
SaqQuttoアプリはこちらからダウンロード！
まとめ
いかがでしたか？「タスク管理は難しい」と苦手意識がある人もいるかもしれませんが、
タスク管理の方法を知ってツールを用いることで、簡単に行えるようになります。
業務効率化を目指すなら、タスク管理からスタートしていきましょう！